Cómo entregar una presentación virtual dinámica desde nuestra casa

Empresas cerradas. Oficinas vacías. Conferencias canceladas. Formaciones canceladas. Aulas cerradas. Con empresas, las escuelas, universidades, instituciones y otras organizaciones cerrando o instando a los empleados a quedarse en casa para evitar la propagación del corona-virus, miles y miles de personas ahora trabajan de forma remota, desde casa.

Para algunas personas, eso puede ser una cuestión relativamente simple de iniciar sesión y ponerse a trabajar. Pero, ¿qué sucede si eres un formador, o un gerente que generalmente hace presentaciones a tu junta en persona, o un representante de ventas que generalmente hace presentaciones en persona?

Probablemente signifique que, en el futuro previsible, los programas de videoconferencia y transmisión en vivo serán tu opción. Si no estás familiarizado con el formato, ni tiene la esperanza de poder proyectar el tipo de dinamismo de una presentación en persona, podrías enfrentarte a un desafío.

El programa que estoy usando para hacer formación o presentaciones On Line es https://zoom.us/ , puedes ver a todos los participantes a la vez en mosaico y puedes compartir PowerPoint o documentos, e incluso, tu ordenador. Dispone de varias tarifas, en función del uso que le vayas hacer, aunque dispone de una tarifa gratis con el inconveniente de no más de 40 minutos por reunión. También he usado Microsoft Teams, el inconveniente es que solo se puede ver a 4 participantes a la vez.

Muchas personas que asisten a estas conferencias y formaciones virtuales han descrito los cursos como “improvisados y primitivos”. Los formadores y profesores “sienten que están enseñando al vacío”.

De los posts que recibo, he reunido 10 consejos sobre cómo mantener la atención de tu audiencia, incluso si no pueden verte y tú no puedes verlos.

10 maneras de ser un gran presentador virtual

1. Obtener el tema técnico

Una de las mejores formas de sentirte más seguro en tu presentación es prepararte para que te veas y suenes bien, ya sea dentro o fuera de la cámara. Hay cuatro áreas a considerar:

Tu conexión en línea

Querrás una conexión a Internet segura, rápida y sólida, ya sea que te estés grabando o haciendo una presentación solo de audio. Sin embargo, un conexión digital fuerte es aún más importante para una presentación en la cámara, ya que el vídeo de alta calidad ocupa mucho ancho de banda. Tómate un momento para ejecutar una prueba de velocidad https://www.speedcheck.org/  Organizar una conexión por cable en lugar de una inalámbrica.

Siempre confiar más en los cables que en las señales inalámbricas, que pueden tener interrupciones e interferencia. Puedes perder la batería de un auricular Bluetooth. Todo este tipo de cosas que, simplemente no puedes controlar, es mejor tener el mayor control posible.

Tu audio

En general, trata de evitar usar el micrófono de tu ordenador. Si sospechas que realizarás estas conferencias, presentaciones, presentaciones de productos, o reuniones de negocios remotas, puedes considerar comprar un micrófono externo, como un micrófono de solapa, un micrófono independiente o incluso uno con auricular, particularmente uno que no sea demasiado molesto para la cámara.

Tu cámara

La mayoría de las personas usará la cámara en sus ordenadores portátiles, que en su mayoría funciona. Si eres un presentador frecuente, es posible que debas considerar invertir en una cámara web externa de calidad, que ofrece una imagen mucho mejor. Yo dispongo de una Cámara Web externa Microsoft 3000 HD (nada del otro mundo). Ten en cuenta que las personas son más indulgentes con los vídeos y menos que con un audio deficiente. Es mejor que te escuchen bien.

2. Ser animado

Los estudiantes o participantes en formaciones necesitan instrucción experta. Los clientes todavía están en el mercado de productos de calidad. Los empleados buscan respuestas sobre el futuro. Los asistentes a la conferencia buscan opiniones de expertos sobre innumerables temas. Tus palabras como presentador virtual deben reflejar la emoción que tienes sobre tu material. Si no puedes demostrar interés en tu material, ¿cómo esperas que tu audiencia haga lo mismo?

3. Varía tu voz

Al igual que con las presentaciones en persona, cuán suave, fuerte, alto, bajo, lento o rápido puedes ajustar el estado de ánimo de tu presentación y el significado de tus palabras. Puedes variar tu intensidad, modular tu tono y alterar tu ritmo para que tus palabras sean mucho más expresivas. Evalúa tu línea de base para descubrir el volumen y el ritmo que mejor sirva como tu “norma”, y trabaja desde allí para explorar el rango completo de tu entrega vocal.

4. Usa un lenguaje corporal efectivo.

El contacto visual efectivo, los gestos y las expresiones faciales pueden hacer que parezcas confiado y relajado, lo que conduce a una presentación más convincente. Si estás frente a la cámara, los gestos y las expresiones faciales se vuelven aún más importantes. Pero, incluso si es un presentador virtual fuera de cámara, el movimiento puede ayudarte a brindar una presencia más dinámica.

En esta imagen, hay algunas áreas que podrían mejorarse. Si bien está bien hacer gestos, hacerlo demasiado cerca de la cámara puedes sobre enfatizar tus gestos o crear efectos tridimensionales no deseados. La iluminación también podría mejorarse, de modo que toda tu cara esté iluminada desde el frente.

Aquí hay algunos consejos específicos:

Gestos

• Adelante y muévete. Los gestos no solo agregan énfasis y entusiasmo a tus palabras, sino que también pueden ayudarles a recordar mejor lo que quieres decir.
• Aun así, trate de no moverte inquieto o agitarte con las manos o los brazos, o hacer movimientos rápidos dentro y fuera del marco, dependiendo de la velocidad de tu conexión, tus acciones podrían resultar desiguales o entrecortadas.
• No te acerques demasiado a la cámara. El campo de cámara cercano es una zona peligrosa para cualquiera. Todo lo que tiende a moverse hacia la cámara, ya sea tu cabeza o tus manos, te da ese efecto de casa de terror en 3D.

Expresiones

• Adelante y sonríe. Las personas pueden “oírte” sonreír, así que no dejes que la falta de una cámara te impida expresarte. También está bien sonreír ante la cámara, si el tema lo admite. (A los que somos introvertidos nos cuesta un poco más)

Postura

• Si te recuestas en la silla con los hombros caídos, es posible que parezcas menos profesional. Por el contrario, si te inclina hacia adentro y se encogen los hombros, puedes parecer demasiado serio. Encuentra el medio feliz: siéntate alto, trata de no apretar los hombros y descansa los brazos o las manos cómodamente sobre la mesa o el escritorio.

Contacto visual

• Asegúrate de que tu cámara está a la altura de los ojos, lo que puede significar poner cajas, libros o cualquier otro objeto que no se deslice debajo de tu ordenador portátil para levantar la cámara. De lo contrario, el público está mirando directamente por la nariz.
• Intenta evitar las miradas continuas, pequeñas o rápidas hacia tu monitor. Es más fácil decirlo que hacerlo, dado lo instintivo que es querer ver la pantalla o mirar el monitor para ver cómo te ves. Sin embargo, los movimientos oculares simples tienden a exagerarse cuanto más cerca está la cara de la cámara. Practica una mirada fija y relajada en la lente.

5. Visualiza tu contenido

Los elementos visuales pueden involucrar a tu audiencia a lo largo de tu charla. Se vuelven particularmente importantes si no estás frente a la cámara.

Las imágenes estáticas no llaman la atención. No pueden. Si colocas una gran diapositiva densa, la gente se cansa de ella. No van a leer toda la información. Si presentas algo que es fácil y simplista, eso tampoco va a llamar la atención durante mucho tiempo. Piensa en gráficos sobre el hombro en un programa de noticias de televisión. Son rápidos Apoyan y prestan un poco de énfasis a lo que dice el presentador, pero no distraen a la audiencia de las palabras reales que se utilizan. Por lo tanto, las imágenes no deberían reemplazar al presentador. Las imágenes están ahí para respaldar lo que se dices sin distraerte de lo que se dice.

Aquí hay algunos otros consejos:

• Usa más diapositivas y cámbielas con frecuencia. Una diapositiva por minuto es una regla general, pero no todos llegan allí, ni es aplicable a cada presentación.
• En general, debes evitar las diapositivas pesadas con viñetas y texto. NO leer textualmente lo que tu audiencia ve en la pantalla. Tus imágenes deben mejorar tus palabras, no duplicarlas.
• Trata de evitar la excesiva similitud en tus diapositivas. Sí, cada diapositiva puede tener un concepto diferente, pero si se representa estilísticamente de la misma manera, puedes dar lugar a un tono monótono visual que, como el tono monótono vocal, no atrae exactamente a tu audiencia.

6. Involucra a tu audiencia.

Preguntas, encuestas, cuestionarios … todo esto ayuda a atraer a tu audiencia. Puedes preguntar algo simple, como: “Pasaré al siguiente tema, pero antes de hacerlo, ¿hay algún comentario o pregunta sobre el tema que acabamos de tratar?” O bien, puedes profundizar y tener una mejor idea si uno de tus puntos principales necesita más o menos tiempo. Quizás estás hablando con posibles clientes. Tú puedes decir: “Antes de continuar, quiero saber cuál es su desafío más apremiante, para asegurarme de cubrir nuestros servicios y beneficios que pueden ayudarlo”.

Todo se reduce a un acto de equilibrio. Algunos presentadores o formadores hacen un monólogo durante 45-50 minutos y luego dicen que tienen poco tiempo para preguntas, solo reconociendo al público al final. O bien, te interrumpen constantemente para responder preguntas y comentarios. Mejor encontrar un momento adecuado, utilizando los descansos de interacción y planificados en varios puntos de la sesión.

Una nota sobre el momento: si planea tomar preguntas o comentarios, sea claro con tu audiencia sobre cómo piensas enmarcar tu discurso. ¿Estás tomando comentarios y preguntas en todo momento? ¿Los alertarás sobre pausas durante las cuales abordarás sus inquietudes o preguntas? ¿O vas a esperar hasta el final? Al igual que con las presentaciones en persona, es mejor darle a la audiencia una hoja de ruta al comienzo de su viaje. No solo saben qué esperar, sino que cualquier inquietud que tengan sobre cuándo pueden hablar no se convertirá en una distracción más que tengan que contrarrestar.

7. Personaliza tu entrega

Piensa en la persona a la que deseas comunicarte y cómo tu mensaje los beneficias mejor.   Abstenerte de darles la bienvenida (“Me gustaría darles la bienvenida a todos ustedes”) y comunícate con una persona; si te comunicas con una persona, también puedes comunicarte con casi todos los demás. (“Me gustaría darle la bienvenida a nuestro seminario web”).

Aquí hay algunos otros consejos:

• Si es posible, identifica a la persona que comenta tu respuesta. No solo personalizas el mensaje, sino que mantiene a la audiencia alerta. Por lo general, estamos más alertas sí creemos que se nos puede llamar o mencionar por nuestro nombre. “¿Me va a llamar? Mejor empiezo a concentrarme en lo que está diciendo”.
• Entonces, no tengas miedo de interrogar a tu audiencia. Puedes configurarlos para la victoria con una declaración como esta: “Juan, me gustaría hacerte una pregunta sobre …”.

8. Poder de la pausa

Si bien no se aconseja largos descansos de silencio, una ausencia ocasional de palabras puede ser algo bueno. En otras palabras, después de un flujo constante de tus palabras, una pausa en la acción tiene el poder de volver a atraer a tu audiencia si su atención se ha desviado. Pero hay una manera correcta de hacer una pausa; de lo contrario, podrías dejar a tu audiencia pensando que está experimentando dificultades técnicas (particularmente durante un seminario web de solo audio), o que tal vez haya perdido la línea de pensamiento (te has quedado en blanco).

Si estás fuera de cámara, es particularmente importante configurar la pausa, ya que tu audiencia no puede ver por qué te has quedado en silencio. Aun así, es mejor no dejar al público con pausas inexplicables e inesperadas.

Una pausa es algo bueno, solo hazle saber a tu audiencia que se acerca. Y dales algo que hacer mientras estás en pausa. Podrías decir: ‘Voy a hacer una pausa para que puedas pensar en este punto por un momento’. O: “Voy a tomar un descanso por un momento…” Ahora has dado tu permiso y la gente sabe por qué está en silencio y funciona de maravilla.

9. Posicionarte para el éxito

El entorno en el que realiza tu presentación remota puede mejorar o disminuir tu capacidad de ser un presentador virtual más dinámico y atractivo. Si bien los siguientes consejos son más aplicables a los presentadores que estarán frente a la cámara, cualquiera puede beneficiarse de la creación de un espacio profesional y ordenado desde el cual hacer su trabajo.

Comienza con … tu configuración.

• Asegúrate de que tu ordenador esté elevado y tu cámara está al nivel de los ojos.
• Encuádrate adecuadamente para que no seas una cabeza pequeña en un marco enorme, ni estés tan cerca de la lente que tu rostro y tus gestos estén demasiado exagerados.
• Céntrate (mental y físicamente). Prepárate para el éxito que alivie el estrés y la ansiedad (respiraciones profundas de la misma forma que cuando te enfrentas a una presentación en persona). Eso incluye centrarte en el marco para que haya una franja de espacio encima y debajo de la cara.
• Coloca tu iluminación de manera que evites estar iluminado hacia atrás o de lado (o que la luz venga desde arriba o debajo de ti). Si está detrás de ti (digamos que estás sentado frente a una ventana con luz brillante), puedes parecer que formas parte del programa de protección de testigos. Si es de arriba o de abajo, tu cara tomará sombras. A veces, algo tan simple como colocar dos lámparas en el costado de la computadora y cortar las luces del techo puede ayudar. También hay algunas luces LED de cámara relativamente baratas que puedes encontrar en línea.

Continúa con … tu escena

• Despeja tu escritorio y limpia estanterías abarrotadas, desordenadas y llenas de gente detrás de ti (o colocas una pantalla justo detrás tuya) Agregue algunos objetos escenificados y de buen gusto y, ¡viola! Tienes un estudio para ti.
• Evita sentarte frente a una ventana, no solo por problemas de iluminación, sino por posibles distracciones de lo que sucede más allá del vidrio.
• Antes de salir en vivo, asegúrate de que el fondo no agregue efectos no deseados, por ejemplo, la planta que parece estar saliendo de la parte superior de tu cabeza.
• Desactiva todas las notificaciones de redes sociales u otras.
• Cierra aplicaciones y otros programas en tu ordenador, evitarás lentitud en la conexión.
• A menos que estés utilizando tu teléfono inteligente, apágalo o siléncielo (mejor modo avión).
• Encuentra una habitación o área donde no te molesten.

10. Practica

Para aquellos que son presentadores virtuales relativamente nuevos, recuerde ahorrar tiempo:

• para probar tu equipo y configuración
• arreglar tu entorno
• mirar cómo apareces en el vídeo. Acostúmbrate a verte por “televisión”, al final veras que no lo haces nada mal.

Realiza una prueba de funcionamiento. Verás rápidamente si tienes el equipo y el software correctos que necesitas y si tu ordenador tiene las configuraciones y preferencias adecuadas.

Mejora Virtual

Como presentador virtual, puedes ser tan dinámico y cautivador como lo eres en persona. Con algunos ajustes, un enfoque centrado y el compromiso de mantener la energía, encontrarás el éxito en mantener a tu audiencia que no parezca que es en remoto.

Si deseas hacer algún comentario o aportar tus soluciones, sería estupendo… Gracias por seguirme.