El pasado sábado estuve en un Foro Andalucía – Marruecos sobre logística y Transportes. Una magnífica oportunidad para “vender” tanto Andalucía a los marroquíes como “vender” Marruecos a los andaluces.
El lugar es espectacular, la sede de Las 3 Culturas, antiguo pabellón de Marruecos en la Expo´92 de Sevilla.
Buen montaje con tres grandes pantallas y una buena mesa presidencial. Buen sonido y elementos audiovisuales, incluido un excelente servicio de traducción simultánea. El día comenzó algo gris pero se fue abriendo a un cielo casi despejado y un sol que se agradecía en un día de Febrero.
Todo perfecto!! Pero…
A ver, con todo el importe económico de organización y logística que supone un evento como este, donde todo se cuida al más mínimo detalle… qué puede fallar?
Se empezó con cierta puntualidad (casi), autoridades importantes (Consejero de la Junta y embajadorde Marruecos) buen inicio con los típicos discursos aburridos de agradecimientos y elogios mutuos entre ambos “bandos”… Qué puede fallar..?
Las Presentaciones de los ponentes!
Como se suele decir, allí hubo “muertes por PowerPoint!!”.
Es normal que los asistentes nos desconectáramos de cada una de las ponencias y, por consiguiente, se usara el nuevo y más mortífera arma contra los oradores, el Smartphone.

 

Estos son los errores que percibí y qué podemos aprender para una próxima presentación:
Una presentación tiene 3 patas bien diferenciadas:
–       El contenido o mensaje
–       Las ayudas visuales
–       La entrega por parte del orador.
Contenido – Mensaje.
 
“Hay que contarlo todo”. “El tiempo es el que es y no puedo dejar nada en el tintero sobre todo lo que he de contar”
A veces nos encontramos como este dilema: poco tiempo y mucho que contar. Aunque de todo este contenido que se ha transmitido, ¿cuánto se ha quedado en la mente de las personas que asistieron?
Todo los estudios sobre el cerebro humano nos dicen que sólo nos podemos quedar con 3 cosas o temas, que más información no seremos capaces de retener.
Sería bueno estudiar qué 3 temas es lo que realmente se desea transmitir y que la audiencia recuerde.
La audiencia es el rey. Es necesario un buen análisis de la audiencia para adaptar nuestro mensaje a sus intereses.
Menos datos y más testimonios, anécdotas e historias. Lo que recordamos no es lo que se dice o como se dice, recordamos cómo nos ha hecho sentir lo que hemos vivido. Estas presentaciones están bien como informe que se envía por e-mail y no para estar delante de tantas personas “hambrientas” de un mensaje claro, conciso, creíble, apasionado y con ganas de actuar,
 
Tema visual. Diapositivas
El cerebro humano no puede leer o escuchar al mismo tiempo. Si la diapositiva es texto, tener en cuenta que la audiencia lee 5 veces más rápido que tú, así que posiblemente se desconectaran de tus palabras y por mucha pasión que pongas en comunicarla, simplemente están leyendo y no escucha. O estás explicando la primera línea y están en la última.
Somos seres visuales, todo lo recordamos con una imagen anexa a nuestro recuerdo, de la conferencia del sábado, creo que el único recuerdo que nos llevamos los presentes es el fantástico lugar donde se celebró.
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Para mejorar la próxima presentación:
–     Ley de los 3 segundos. En 3 segundos debemos entender la diapositiva, más tiempo hace que se desconecte la audiencia.
–     Eliminar ruido. Al ser humano nos asusta el vacío y tendemos a rellenar toda la diapositiva, que no se vea nada en blanco. Ésta
práctica genera “ruido” y no se entiende la diapositiva, tardamos mucho tiempo, se pasa los 3 segundos y la dejamos por imposible.
–     Imágenes + texto se recuerda un 65% al cabo de 3 día. Solo texto se recuerda un 10%.
–     1 Idea por diapositiva. Las diapositivas son gratis.
–     Imagen a sangre. Toda la diapositiva es una imagen. No a los Clip-arts.
–     Regla 6 X 6. Seis líneas de texto y no más de 6 palabras por línea. Tamaño texto 32
–     No poner todo el texto a la vez. Animar con el mando de control la animación (desvanecer) uno a uno. Nada de efectos y transiciones
explosivas.
–     Tipografía de palos. Se lee peor las palabras con adornos (tipo Times). Mejor las de palo (tipo Arial, Helvética, etc.). No mayúsculas,
se leen mal.
–     Fondo blanco (o negro) y que no compita con el mensaje. No es necesario colocar logotipos en todas las diapositivas, solo en la portada y
en el final.
–     Golpear a la audiencia. Tendemos a desconectar  y más con la monotonía, cada 8 o 10 minutos “golpear” a la audiencia con un vídeo corto (ojo a que tenga una traducción al idioma de la audiencia) integrado en la presentación, por ejemplo.
Entrega del orador.
Tres ponentes hablaron desde el atril y otros dos lo hicieron sentado.
Qué se puede mejorar:
–     Eliminar barreras. El atril hace de “burladero” e impide que puede comunicar mejor tu lenguaje corporal y que te ayuda a transmitir más la
pasión. Recuerda que la comunicación no verbal es sobre un 80% del impacto. Tener barreras impide una mayor eficiencia.
–    La mirada es la forma de conectar con el auditorio. En muchos momentos los oradores mira más a la diapositiva o sus notas que al
público.
–     No leer las diapositivas, con tanto texto es una tentación fácil de caer. Reconozco que el juego de tres pantallas grandes dificulta el
buen desarrollo de la presentación.  Las presentaciones son perfecta para enviarla por e-mail en un PDF.
–     Eliminar pequeños tics (como tocarse la cara o el pelo) y palabras de relleno (yyyyyy, ehhh,)
–     Contar historias. Somos seres emocionales que desde el origen de la humanidad nos hemos comunicado con historias. Las historias hacen
que se sincronicen el cerebro del presentador con cada cerebro de los miembros de la audiencia. Las historias son datos con alma!! Y es lo que podemos recordar más tiempo.
–     Necesidad de interactuar con la audiencia. Ninguno hizo preguntas directamente, ni humanizaron el mensaje con nombres de personas que
están en la sala, por ejemplo.
–     Tener un mensaje final enfocado a la acción. Se termina la presentación y me quedo con la sensación de que no me animan a la acción. El
final es lo que más va a recordar la audiencia y hay que tener un final memorable que lleve a actuar.
Si soy sincero ninguna presentación fue nada positiva. Creo que lo mejor de la jornada fue el networking posterior junto con un simpático almuerzo de convivencia. Y por supuesto, no se puede dar una presentación sentado con una cantidad de datos ilegibles que nos brindó el representante de la patronal empresarial de Andalucía.
Hacemos grandes inversiones en la logística de una jornada como el sábado y prestamos poca atención a lo más importante, hacer una presentación ganadora!!

Espero que éste análisis, junto con las recomendaciones de mejoras, os puedan ayudar a que la próxima presentación sea más eficiente!!